Mit érdemes tudni a könyvelőprogramokról?

 Kétféle élethelyzetben fogtok találkozni könyvelő programmal:

1.       Adott munkahelyen, adott programot megtanulva fogjátok használni

2.       Saját magatok választotta programmal fogtok dolgozni

A 2. pont lehet a cél, de induljunk ki az elsőből.

Amikor készen kapod, és használni kell, ami már ott bevált (vagy kevésbé, de év közben nem érdemes váltani).

Itt is többféle eset lehetséges:

A. verzió:

Könyvelő iroda

Egyfajta programot használ (program családot) az összes cégére.

Ezek kimondottan könyvelésre, bérszámfejtésre íródott programok, melyekben a bizonylatok kerülnek rögzítésre utólagosan, a program sajátosságainak, az iroda kialakult gyakorlatának megfelelően.

Könyvelő irodában többféle megoldás lehetséges:

a)      részfeladatok kiosztása, és minden munkatárs, csak egy-egy részfeladatot lát el: pl. csak kontíroz, csak adatrögzít, csak bérszámfejt, csak előkészít, csak bevallásokat gyárt stb.

b)      teljes körű könyvelés: ekkor a munkatárs kap 10-30 céget könyvelésre, és azt teljes körűen könyveli az előkészítéstől a bevallásokon át az éves zárásig

c)      fentiek kombinációja: kiemelt területek pl. bérszámfejtés, előkészítés kerül ki az önálló könyvelő feladatköréből, így hatékonyabban, több céget tud ellátni (csak a számvitel szakmai részre koncentrálhat)

Az a) variációhoz mindenképpen olyan modul rendszerű könyvelő programra van szükség, ahol a különböző munkafázisokhoz hozzá lehet rendelni a munkatársak különböző jogosultságait, pl. a bérszámfejtő nem fog hozzáférni a könyveléshez, az adatrögzítő a bevallási listákhoz stb.

A b) variációhoz a jogosultságokat a programban a cégekhez kapják a munkatársak, de itt nem is fontos, hogy hálózatos legyen a könyvelő program, mint az a) verziónál, hiszen a teljes körű könyvelésnél egy-egy cég összes könyvelői munkafolyamatát egy-egy könyvelő végzi

A c) variációhoz is a különböző, általában egy szerveren megtalálható programokhoz való hozzáférést lehet jogosultságokkal ellátni. Pl. A könyvelő csak a hozzá tartozó cégek könyvelését lássa, de pl. helyettesítő jogosultsággal be tudjon lépni a kollégája munkájába annak betegsége esetén.

Könyvelő programot a cégek a fentiek alapján választanak.

B. verzió:

Nem könyvelő iroda, hanem egy nagyobb cég könyvelő osztályára (vagy egyedüli könyvelőként) kerül oda a munkatárs. Általában már itt is a megszokott programmal dolgozik a cég, nagyon ritka az a kivételesen jó helyzet, (általában év végén lehetséges), hogy az új könyvelő kollégának kikérik a véleményét, korábbi tapasztalatát egy program váltáshoz.

Ez a nagyobb cégeknél azért is ritka, mert ott nem egyszerűen könyvelő és bérszámfejtő programokat használnak, hanem teljes (ERP) ügyviteli rendszereket, amelyeknek csak egy része a könyvelés, mindemelett tartalmazza a CRM (ügyfélkezelő modul), készletkezelés, projektmenedzsment stb. modulokat is.

Ezen esetben mindenképpen a munkatársaknak jól elkülönülten van jogosultságuk a program különböző moduljainak használatára.

2.       Ha már elértél oda a fejlődésben, hogy saját magad által választott programmal szeretnél dolgozni

(pl. saját vállalkozásodban könyvelsz majd cégeknek), akkor az alábbiakat mindenképpen vedd figyelembe:

–          Milyen típusú cégeknek fogsz könyvelni (egyéni vállalkozó – pénztárkönyv, társasház – naplófőkönyv, KFT, BT – kettős könyvvitel)

–          lesznek-e devizás tételeid: fontos, hogy pontosan és jól kezelje a program az árfolyam nyereséget/veszteséget, év végi átértékelést

–          Külön bérszámfejtő programot szeretnél, vagy olyat ami beépítve van a könyvelő szoftverbe: ez utóbbi esetben az nem lesz teljes körű, de ha várhatóan nem lesz teljesítménybéres, munkahelyi műszakpótlékos alkalmazott az általad könyvelt cégekben, akkor egy egyszerűbb program is megfelelő, ha viszont igen, akkor mindenképpen profi bérszámfejtő programra lesz szükséged, ami folyamatos terméktámogatást nyújt (mert a bérszámfejtéshez kapcsolódó bevallások akár hetente többször is változhatnak)

–          A program tud-e átadni adatokat az ABEV programba, vagy csak listát készít és neked abból kell majd összeállítanod a bevallást: érdemes lehet olyat választani, amely átadja az adatokat, mert rengeteg időt lehet vele megspórolni, persze ellenőrizni ilyenkor is kell.

–          Lényeges az ár-érték arány: milyen tudású a program, szükségem van-e minden funkciójáta

–          Külön meg kell-e vásárolnom a tárgyi eszköz modult, a házipénztár modult, vagy már benne van a prgoram csomagban: nem szerencsés külön más programot használni  ezekre, mert nagy előny, ha a könyvelő programmal a többi modul kompatibilis, és átadja az adatokat.

–          Egybeépített vagy modulos (feladó) rendszerű programot választasz: mindegyiknek megvan a maga előnye és hátránya is: ha egyben van a program, akkor bármelyik részében (vevő, szállító, bank, pénztár stb.) rögzítesz egy-egy bizonylatot, az rögtön látszódni fog a főkönyvön, a modulos rendszerűeknél: csak akkor látszódik, ha technikailag feladod, a főkönyvi könyvelés felé. Ez utóbbi előnye, hogy amíg nem adod fel, addig tudsz javítani benne, feladás után általában már nem (ez a hátránya), az egybeépítettnél viszont általában lehet javítani rögtön, mert látszik a főkönyvi kivonaton ha valami gubanc van, viszont ezzel a lendülettel lehet még jobban elrontani egy ismét vagy akár véletlenül törölni jó adatot.

–          Lényeges szempont program választásánál, hogy milyen eredmény adatokat tud szolgáltatni: csak a kötelező eredménykimutatást év végén, vagy van lehetőség benne egyedi listák, kimutatások szerkesztésére, hogy a vállalkozó ügyfelek év közbeni „kiváncsiságát” is kielégíthesd.

Ugye mennyi, mennyi szempont van?

És még nincs vége…. Holnapig lehetne sorolni..