Mit nézzek meg egy számlán?

Mit nézzek a számlán a gyakorlatban?

Sok kezdő könyvelőben felmerül, hogy mit is nézzen meg a számlán.

Először is onnan indul ki a történet, hogy minden ügyféllel (ha már saját a vállalkozás) olyan könyvelői szerződést kell kötni, hogy a számla tartalmáért a vállalkozó felel. Mert hiába látod, hogy ez sanszosan kamu számla, ha ő azt állítja, hogy ez a tuti, mert ez a gazdasági esemény valóban létrejött. Valahogyan védened kell magad.

Szóval a számlák:

A könyvelő programokban általában 3 illetve folyamatos teljesítés esetén 4 dátumot tudunk rögzíteni.

Első körben ezeket kell a számlán keresni, és megnézni rögzítés előtt:

Számla kelte:

az a nap, amikor a számlát kiállították (tv. Szerint a teljesítés napjához képes 15 napon belül ki kell állítani a számlát)

Fizetési határidő:

meddig kell kiegyenlíteni a számlát, folyamatos teljesítésű számla esetén ez a teljesítés dátumával meg kell egyezzen.

Teljesítés dátuma:

amikor a gazdasági esemény megtörtént.

Ha folyamatos a teljesítés (pl. jellemzően a közüzemi, telefon, könyvelési, szemétszállítási stb számlák ilyenek), akkor a valódi, számviteli teljesítés eltér az áfa teljesítési napjától.

Ekkor teljesítésnek a számla tartalmában lévő dátumot tekintjük.

Pl. telefonszámla:

Kiállítás dátuma: 2012.03.14.

Teljesítés dátuma/fizetési határidő: 2012.03.24.

A számla tartalma: telefonköltség 2012.02. hó.

Könyvelési dátumok:

Számla kelte: 2012.03.14.

Számviteli teljesítés dátuma: 2012.02.28.

Áfa dátuma: 2012.03.24.

Fizetési határidő: 2012.03.24.

 

Ha már a dátum problémákból kikeveredtünk, akkor nézzük a számla számokat:

Kézi, gépi, és e-számlákat fogunk kapni.

Az e-számlát elektronikus formában is kötelező tárolni, erről érdemes mindig külön mentést készíteni.

A számla számoknak meg kell felelniük az Apeh (NAV) előírásainak, a kézi számlák csak a hivatalosan meghirdetett számlaszám tartományban és formátumban lehetnek forgalomban, a gépi számlák pedig szigorúan sorszámozottak.

Ami jellemzően a gyakorlatban felmerül, hogy 2008. év előtt vásárolt számlatömbökből kiállított számla próbál beosonni a könyvelésbe, amit nem szabad befogadni (vállalkozó kiállítja simán, mert örül, hogy talált egy csupán félig betelt számlatömböt, gondolja, hogy a spórolás jegyében azt ő még elhasználja, nem kell addig sem újat venni… pedig dehogynem!)

Nem felel meg a törvényi előírásoknak az excelben, vagy házilag barkácsolt számla sem. Mindenképpen olyan számlázó programmal készült számlát lehet csak kiadni vagy befogadni, mely megfelel az Apeh (NAV) által meghirdetett előírásoknak. Erről a számlázó program forgalmazójának kell egy nyilatkozatot adnia a számlázó programot használó cég részére.

A számla tartalma

Na itt már nincsenek olyan szigorú szabályok, mint korábban.

Nem kötelező az SZJ és TEÁOR számok használata, de nagyban segíti a könyvelő munkáját, ha pl. egy kézzel írt alig olvasható számlán látszik az SZJ szám, mert akkor könnyebben be tudja azonosítani, hogy mit könyvel.

A gyűjtőszámlák tartalmi részében található a tényleges teljesítések dátuma, míg a dátum résznél a folyamatos teljesítésre vonatkozó szabályok szerint vannak a dátumok.

Érdemes figyelni, hogy helyes-e az áfa számítása: sokan az egyszerű % számítást is elrontják, hiába nem egy bonyolult művelet.

A számla felső tartalmában: 27% áfa-t tartalmaz, akkor a számla alsó felében: a számla végösszege 21,26% áfa-t tartalmaz a helyes meghatározás. Sokszor látni, hogy mindenhol 27% szerepel.

A legkreatívabb vállalkozó átlagot vont, és nem tüntette fel termékenként, de minimum áfa nemenként a termékeket, hanem ráírta: csomag, áfa: 16% 2 db. és a végösszeget.

Hamar kitalálható volt, hogy egy 27%-os és egy 5%-os terméket próbált a számlára ráírni, csak nem szabályosan. Ekkor a teendő: vissza kell küldeni a számlát.

Lényeges, ha nem tudjuk megoldani a számla cserét, akkor mindenképpen a bruttó összeg a mérvadó, abból kell kiindulni. Kivéve, ha van szerződés, amiben x + áfa az összeg, ekkor ezt kell figyelembe venni, és utána úgyis vissza kell küldeni a számlát javításra.

A számla, ha tartalmaz olyan szolgáltatást, amit nem mi nyújtunk (pl. ingatlan bérbeadásnál a villanyt, vagy webáruháznál a futár költséget külön soron), akkor mindenképpen szerepeljen a számlán: „A számla közvetített szolgáltatást tartalmaz.”, mert ekkor a hozzá kapcsolódó szolgáltatás pl. villanyszámla, futárszámla, nem egyéb igénybevett szolgáltatás lesz, hanem közvetített szolgáltatás, mely utóbbi csökkenti az iparűzési adó alapját, míg a sima szolgáltatás nem.

Amire még végül mindenképpen figyelni kell: valós esemény legyen a számla mögött, mert ezt kiemelten ellenőrzi a NAV. Ezt a számla mögé csatolt szállítólevél, teljesítésigazolás, szerződés másolat hivatott igazolni. Ha ezek nincsenek, érdemes felhívni rá a vállalkozó figyelmét.

Tehát ne csak a számlát keresd, nézz mögé is! 🙂